Das Ziel jedes Unternehmens, egal ob Start-up oder etabliert, ist es, wirtschaftlich und profitabel zu arbeiten. Was aber oft übersehen wird, ist, wie wichtig dies dabei ist, dass die Rechnungen für erbrachte Leistungen pünktlich bezahlt werden. Ein professionelles Forderungsmanagement inklusive Mahnwesen zahlt sich hier aus. Sollten Sie Probleme mit überfälligen Forderungen haben, sind wir gerne Ihr Partner mit unseren effizienten und emphatischen Inkasso-Dienstleistungen. Damit es aber erst gar nicht so weit kommt, haben wir hier ein paar erprobte Tipps für Sie zusammengestellt. Nutzen Sie diese Tipps, damit Ihre Rechnungen in Zukunft pünktlich bezahlt werden.
Rechnungen in Textverarbeitungssystemen oder gar manuell erstellt machen eine professionelle Nachverfolgung aufwendig und schwierig. Daher empfehlen wir die Nutzung von professioneller Buchhaltungssoftware, in der Sie Zahlungsfristen und Zahlungseingänge übersichtlich und transparent nachverfolgen können. Voreingestellte Benachrichtigungen erleichtern das Mahnwesen.
Rechnungen, die mit moderner Software erstellt werden, enthalten alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben und sind übersichtlich gelautet. Auch das erhöht die Rückzahlungsquote und -geschwindigkeit.
Achten Sie darauf, dass der Kundenname und die Adresse korrekt erfasst werden. Denn unzustellbare Rechnungen können nicht pünktlich bezahlt werden. Achten Sie darauf, dass auf der Rechnung immer eine konkretes Datum steht, an dem die Zahlung fällig ist. Vermeiden Sie Angaben wie z.B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“. Und weisen Sie schon auf der Rechnung darauf hin, dass Ihr Kunde bei Nichteinhaltung der Zahlungsfrist in Verzug gerät.
Um Fehler bei der Eingabe von Kontoverbindungen / IBANs zu vermeiden, empfehlen wir das Anbringen von Zahlungslinks (E-Rechnungen) oder Barcodes (Papierrechnungen), mit denen Sie den Empfängern das Bezahlen erleichtern. Hierzu gibt es zahlreiche Anbieter von Bezahlsystemen, sogenannte payment solution provider, wie z.B. Better Payment.
Wenn Sie Ihren Kunden einen Rabatt oder Skonto-Konditionen anbieten, die mit einem kurzen Zahlungsziel verknüpft sind, erhöhen Sie den Anreiz für eine zeitnahe Begleichung Ihrer Rechnungen. Wenn Sie ein längeres Zahlungsziel gewähren, sollten Sie Zinsen für die Finanzierungsdauer auf den ursprünglichen Rechnungsbetrag addieren.
Eine weitere Möglichkeit, eine pünktliche Bezahlung Ihrer Rechnungen zu gewährleisten, ist eine Lieferung gegen Vorkasse. Auch der Einsatz des Lastschriftverfahrens hilft, insbesondere bei wiederkehrenden Lieferungen. Es kann jedoch auch bei unregelmäßigen Zahlungen eingesetzt werden. Für Vor-Ort-Lieferungen hingegen biete sich der Einsatz eines Kartenlesegerät ein, mit dem Sie die Zahlung direkt vor Ort abwickeln können.
Um verspätete Zahlungen zu vermeiden, empfehlen wir auch, zeitnah auf Rückfragen oder Reklamationen zu reagieren und das Problem zu klären. Oftmals sind es nur Kleinigkeiten, die den Kunden veranlassen, die Zahlung zurückzuhalten, weil er sich dadurch eine schnellere Klärung erhofft. Insbesondere für den Fall, dass es in der Folge zu einem Gerichtsprozess käme, ist eine saubere Dokumentation der Bearbeitung hilfreich.
Wird die Rechnung nicht fristgemäß beglichen, sollten Sie direkt eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung versenden. Dieses Vorgehen wird oft gescheut oder als fälschlicherweise unhöflich erachtet. Es ist aber schlicht korrekt, schließlich haben Sie zuvor eine einwandfreie Leistung erbracht. Eine frühzeitige Mahnung kann auch Fälle abdecken, die durch Urlaub oder Krankheit versehentlich in Vergessenheit geraten sind.
Mit einer Mahnung setzen Sie Ihrem Kunden zur Bezahlung eine angemessene Nachfrist. Auch bei einer Mahnung ist es erforderlich, ein konkretes Datum für die Bezahlung vorzugeben. Und weisen Sie den Kunden darauf hin, dass bei nicht fristgemäßer Bezahlung eine Inkassogesellschaft zur Beitreibung eingeschaltet wird und dadurch weitere Folgekosten entstehen. Sollte auch die Zahlungsfrist der Mahnung verstreichen, können Sie ohne weitere Ankündigung Inkasso-Maßnahmen einleiten. Gerne sind wir dafür Ihr Ansprechpartner!
Was für Großunternehmen gängige Praxis ist, kann auch für kleinere und mittelständische Unternehmen sinnvoll sein: Der Forderungsverkauf, das sogenannte Factoring. Dadurch sichern Sie sich sofort die Liquidität aus Ihren Außenständen und sind zudem zu 100% gegen Forderungsausfall abgesichert. Mit diesem alternativen Finanzierungsinstrument verbessern Sie Ihr Working Capital, Ihre Bilanzstruktur und Ihre Bonität. Bei Fragen dazu wenden Sie sich gerne an uns oder die A.B.S. Global Factoring AG.
